ICカードの勤怠管理システムを導入して、従来のタイムレコーダーのデメリットを解消！

従来のタイムレコーダーにはどんなデメリットがある？

従来のタイムレコーダーといえば、紙製のタイムカードを特定の装置に挿入して、勤怠記録を印字で打刻するタイプが主流でした。しかしこのようなアナログ式では、勤怠記録の精度が低かったり、事務上の煩雑さや柔軟性に欠けるなど、何かとデメリットがあったのも事実。例えば本人が実際に出勤していなくても、他の従業員が代わりに打刻することで、容易に不正が可能です。仮に間違えて出退勤の打刻をしたとしても、担当部署に故意ではないことを証明した上で、印字の取り消し手続きをするなど、何かと面倒なことに巻き込まれてしまいます。

他方で企業側にとっても、月末には1枚づつ集計して給与計算するため、大きな組織になるほど、時間や労力あるいは人件費も膨大なものになりがちです。また労働基準法ではタイムカードも5年間の保管義務があるので、これも企業側にとっては負担になるでしょう。このように従来のタイムレコーダーには様々なデメリットがありました。

ICカード型の勤怠管理システムの主な特徴やメリット

そんな従来のタイムレコーダーの欠点を改善する切り札として登場したのが、ICカードを使用した勤怠管理システムです。これは基本的に従業員一人ひとりにICカードを割り当て、専用リーダーにそのカードをかざすだけで、瞬時に出退勤などのデータを記録できる、デジタルタイプのシステム。読み取られたデータは単にサーバーへ保管されるだけでなく、勤怠情報システムと連携することで、リアルタイムに従業員の出退勤状況を確認できたり、給与計算も専用ソフトと連携して自動かつスピーディーに行えるなど、様々なメリットがあります。これならば前述したような従来型のデメリットに対しても、スムーズに解消することが期待できるでしょう。

タイムレコーダーは、従業員の出勤と退勤の時刻を正確に把握する他、給与計算や人事考課などに活用される機会が増えています。